Die besten Tools für Gründer 2018: So steigerst du deine Produktivität als Unternehmer

Du hast jede Menge Projekte, doch alltägliche Aufgaben belasten deine kostbare Arbeitszeit in hohem Maße? Administrative Aufgaben wie die Erstellung von Angeboten oder Rechnungen, die Erledigung der Steuererklärung gehören zu den wohl unliebsamsten To-dos. Auch fällt es Unternehmern bei der Fülle an Tasks häufig schwer, fokussiert zu arbeiten und sich selbst zu managen. Wir haben die Lösung für dich: Unsere Empfehlungen helfen dir dabei, deine täglichen Arbeitsabläufe mithilfe von nützlichen Tools zu optimieren und so deine Zeit besser zu nutzen.

Angebots- und Rechnungserstellung

Tagtäglich gehört es zu deiner Arbeit, Angebote zu erstellen und Rechnungen zu schreiben. Um hier Zeit zu sparen, solltest du unbedingt auf eine digitale Unterstützung zurückgreifen! Es gibt auf dem Markt eine große Anzahl von Online-Anbietern und Anwendungen, die Unternehmer unterstützen. Durch viele dieser Tools wird die Erstellung von Angeboten und Rechnungen erheblich erleichtert und der Prozess beschleunigt. Leicht lassen sich hier relevante Informationen wie Kundendaten, besondere Merkmale oder der Stundensatz hinterlegen. Es gibt unzählige Online-Anbieter, Anwendungen für den PC und mobile Apps. Du kannst dabei frei entscheiden, was du favorisiert. Hier sind unsere Favoriten:

sevDesk

sevDesk Screenshot
(Screenshot: sevDesk)

Dabei handelt es sich um eine umfangreiche Software, die einiges zu bieten hat: Ein kleines CRM, eine Faktura sowie ein Archiv für Belege sind inklusive. Die Lösung besitzt zudem weitere nützliche Features: Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuer-Voranmeldungen, wiederkehrende Rechnungen, eine Post-Schnittstelle zum automatischen Versand der Rechnungen sowie ein DATEV-Export. So bleiben (fast) keine Wünsche offen. Als Ergänzung zur Software ist außerdem eine mobile App verfügbar. Bereits in der kostenlosen Version lassen sich Kunden verwalten und Belege erfassen, auch ist die Erstellung von Angeboten und Rechnungen möglich. sevDesk eignet sich gleichzeitig ideal zur Buchhaltung.

www.sevdesk.de

Billomat

Billomat Screenshot
(Screenshot: Billomat)

Das Tool kann bedeutend mehr als nur Rechnungen und Angebote verfassen: Eine Artikelverwaltung, in der Preise, Steuersätze und Einheiten pro Artikel definierbar sind, ist unter anderen integriert. Zudem wird eine umfangreiche Verwaltung der Kunden und Lieferanten geboten, auch eine Mitarbeiterverwaltung mit frei definierbaren Zugriffsrechten ist inklusive. Ebenfalls können Belege und Eingangsrechnungen immer im Blick gehalten werden. Zusätzlich ist eine kostenlose Billomat-App erhältlich und die kann mehr als nur Belege hochladen. Sie ist als Pendant zur Webversion angelegt. Somit ist es möglich, dass du Rechnungen schreiben kannst, Artikel und Kunden verwalten und vieles mehr. Zahlreiche Schnittstellen, von Billomat so genannte Add-Ons, stehen für die Integration von Drittanwendungen bereit. Billomat setzt bei der Online-Zahlung auf Drittanbieter wie Figo oder Concardis. Testen kannst du dieses Tool 60 Tage lang kostenlos. Nach der Testphase muss ein kostenpflichtiger Account gebucht werden. Einen kostenlosen Account, wie ihn verschiedene Wettbewerber anbieten, bietet Billomat nicht. Die Tarife beginnen hier ab günstigen 8,99 Euro monatlich.

www.billomat.com

Lexware

Lexware Screenshot
(Screenshot: Lexware)

Der Funktionsumfang dieser Software-Lösung ist ideal auf die Bedürfnisse von Selbstständigen, Freiberuflern und Gründern angepasst. Die Büroaufgaben lassen sich schnell organisieren, die Verwaltung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen ist unkompliziert. Hierdurch kannst du deine Buchhaltungsprozesse automatisieren und sicheres Online-Banking nutzen. Amtliche Formulare lassen sich entweder per ELSTER an das Finanzamt oder über eine DATEV-Schnittstelle an deinen Steuerberater senden. Zudem hast du mit lexoffice darüber hinaus dank der Anbindung an die Online-Cloud von überall Zugriff auf deine Buchhaltungsdaten. Es werden verschiedene Abo-Modelle angeboten, die du individuell auf dich zuschneiden kannst.

 

www.lexware.de

Buchhaltung und Budgetierung

Eine unliebsame Aufgabe, doch auch das gehört leider dazu: Die Buchhaltung sowie Budgetierung. Hier gilt als pauschaler Tipp: Unbedingt das private Konto vom Geschäftskonto trennen! Denn schnell kannst du böse überrascht werden, wenn du nicht weißt, wie sich deine finanzielle Situation entwickelt. Um strukturiert zu arbeiten und den Überblick zu behalten, solltest du definitiv neben der herkömmlichen Buchhaltung Budgetieren. Für die Buchhaltung sowie Budgetierung können wir dir folgende Lösungen empfehlen:

Papierkram

Screenshot Papierkram
(Screenshot: Papierkram)

Bei diesem Tool handelt es sich um eine Online-Buchhaltung, mit der du zusätzlich noch eine Einnahmenüberschussrechnung sowie die Umsatzsteuer-Voranmeldung erledigen kannst. Weitere Funktionen sind die Zeiterfassung sowie Projektverwaltung. Papierkram läuft dank des mobilfreundlichen Layouts auch super auf Tablets und Smartphones. Sofern nicht mehr als ein Nutzer auf einen Account zugreift, ist die Anwendung sogar kostenfrei nutzbar. Die erzeugten Belege sind allerdings gebrandet. Wenn du dies umgehen möchtest, dann kostet dich das 4,00 Euro im Monat.

www.papierkram.de

Sage One Buchhaltung

Screenshot Sage One
(Screenshot: Sage One)

Diese Software unterstützt dich ideal, auch wenn du keine bis wenig Vorkenntnisse im Bereich der Buchhaltung hast. Die Online-Lösung deckt die komplette Unternehmensführung mit nur einer Software ab. Auch das Online-Banking ist bereits integriert, welches per Bankdatenabgleich das Verbuchen von Zahlungsein- sowie ausgängen ermöglicht. Mithilfe von Dashboards und Statistiken erhältst du einen guten Überblick über die aktuellen Stände. Mithilfe von Sage One werden auch alle steuerrelevanten Auswertungen wie GuV, Bilanz, DATEV und die Umsatzsteuervoranmeldung via Elster vereinfacht. Die Kosten beginnen ab 14,00 Euro im Monat.

www.sageone.de

Debitoor

Screenshot Debitor
(Screenshot: Debitoor)

Das Tool eignet sich speziell für Kleinunternehmer, Gründer sowie Freelancer und ist extrem einfach gehalten. Basierend auf User-Feedback wird die Software fortlaufend weiterentwickelt. Debitoor bietet einen automatischen Bankabgleich von Zahlungen, einen Steuerberaterzugang für die einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sowie einen DATEV-Export. Als besonderen Service werden Google Hangouts mit Experten angeboten sowie Videos, in denen allmögliche User-Fragen gezielt beantwortet werden. Ein kostenloser Online-Support sowie Video-Testimonials runden das Angebot ab. Das Jahresabo beginnt ab 4,00 Euro im Monat.

www.debitoor.de

 

Organisation von Deadlines und Erinnerungen

Wenn du an mehreren Projekten parallel arbeitest, passiert es schnell, dass du mögliche Milestones oder Deadlines verpasst. Doch eine termingerechte Leistungslieferung sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Nur so vermeidest du einen schlechten Eindruck beim Kunden und zusätzlichen Stress. Eine ideale Lösung bietet hier, neben Projektmanagement-Lösungen, die Nutzung von To-do-Apps. So wird aus deiner To-do-Liste keine unübersichtliche Auflistung von Terminen. Vorschlagen können wir dir unter anderem folgende Apps:

Evernote

Screenshot Evernote
(Screenshot: Evernote)

Um einen strukturierten Überblick über deine Notizen zu erhalten, kannst du diese mithilfe des virtuellen Notizbuchs organisieren. Deine Ideen können als Text, Bild, Sounddatei oder als Tabelle gespeichert werden. Die Synchronisierung der Informationen erfolgt automatisch auf allen Endgeräten. Die Basisversion ist kostenfrei, wenn du jedoch gemeinsam mit anderen an Dokumenten arbeiten möchtest, dann wird die Business-Variante für 12,00 Euro pro Nutzer und Monat benötigt.

www.evernote.com

Trello

Screenshot Trello
(Screenshot: Trello)

Die Funktionsweise des Projektmanagement-Tools im Kanban Style basiert auf Kärtchen, an welche man die zu erledigenden Aufgaben hängen kann. So kannst du allein oder mit deinem Team alle To-dos planen und kontinuierlich auf dem aktuellen Stand halten. Die Basisversion ist kostenlos, die Business-Variante ist für knapp 9,00 Euro pro Monat und Nutzer erhältlich.

www.trello.com

 

Droptask

Du möchtest deine Aufgaben lieber anders visualisieren? Dann schau dir doch einmal Droptask an. Die einzelnen Tasks werden hier in zugegeben gewöhnungsbedürftigen bunten Blasen dargestellt. Die Einsteiger-Variante ist auch hier kostenlos, für weitere Funktionen werden Pakete ab ca. 5,00 Euro monatlich angeboten.

www.droptask.com

Arbeitsfokus und Produktivität

Besonders wenn du einen Großteil deiner Arbeit am Rechner erledigst, kennst du das Problem: Ständig erhältst du irgendwelche Benachrichtigungen, egal ob es sich hierbei um eine Kundenanfrage per E-Mail oder einen neuen Kommentar auf Facebook handelt. So fällt fokussiertes Arbeiten schwer. Um dieses Dilemma zu umgehen, können digitale Helfer wahre Wunder bewirken. Gerne stellen wir dir folgende Anwendungen näher vor:

Freedom

Diese Lösung unterstützt dich dabei, einzelne Websites oder ganze Anwendungen für eine definierte Zeit zu blockieren. So kannst du frei von Ablenkungen arbeiten. Erhältlich ist dieses Tool für Mac, iPhone, iPad sowie Windows. Auch ist es möglich, ein bestimmtes Zeitfenster festzulegen, in dem du komplett offline arbeiten kannst. Die App kannst du kostenlos testen und dann für 7,00 Euro monatlich nutzen.

www.freedom.to

Pomodoro Time

Pomodoro Time
(Screenshot: Pomodoro Time)

Du möchtest frei von Ablenkungen arbeiten? Dieser Timer unterstützt dich dabei! Die Funktionsweise ist einfach: Du kannst vor dem Start des Timers definieren, wie lang die Intervalle für Arbeit sowie die darauffolgenden Pausen sein sollen. Im Mac-Appstore findest du diese Lösung gratis zum Download.

Link zum iTunes App Store

RescueTime

Screenshot RescueTime
(Screenshot: RescueTime)

Damit du deine Arbeitsgewohnheiten besser einschätzen kannst, bietet dir RescueTime gute Unterstützung. Du kannst mit dieser Lösung erfassen, wie viel Zeit du für welche Tasks benötigst. Aufgezeichnet werden u. a. die Zeit, die du in sozialen Netzwerken verbringst, wie lange du für die Beantwortung deiner E-Mails benötigst oder die Dauer deiner Meetings. Wenn du dieses Tracking über eine gewisse Zeit lang durchhältst, dann sammelst du wichtige Erkenntnisse zu deinen Gewohnheiten und kannst mit der Optimierung beginnen. Bestimmte Anwendungen und Websites können zudem blockiert werden, sobald ein zuvor festgelegtes Zeitfenster überschritten wird. Den Dienst kannst du in einer leicht eingeschränkten Version kostenlos nutzen. Alle Funktionen erhältst du für rund 10,00 Euro im Monat.

www.rescuetime.com

Zeitmanagement und -erfassung

Häufig ist es für Unternehmer wichtig zu wissen, wie lange sie an welchem Projekt gearbeitet haben. Denn nur so kannst du deinem Kunden den korrekten Betrag in Rechnung stellen. Zahlreiche Tools bieten eine fast automatische Sammlung dieser Daten. Gleichzeitig kannst du mithilfe dieser Apps deinen Arbeitsalltag produktiver gestalten und klarer strukturieren. Durch die Nutzung dieses Helferleins siehst du sofort, mit welchen Tasks du unnötig Zeit verschwendest. Im Folgenden erfährst du mehr über effiziente Tools:

OfficeTime

Screenshot OfficeTime
(Screenshot: OfficeTime)

Neben der benutzerfreundlichen Gestaltung bietet OfficeTime auch eine Vielzahl an Features. Möglich sind beispielsweise der Datenexport zu Excel oder detaillierte Statistiken zu einzelnen Projekten. So kannst du leicht erkennen, wie der aktuelle Stand deiner Projekte ist. Zum Beispiel, ob du dich mit einem Projekt im Zeitplan befindest oder ob dieses kürzlich abgeschlossen wurde und somit eine Rechnung erstellt werden kann. Es besteht sogar die Option, auf Templates basierende Rechnungen zu erstellen. Für den PC kostet die Software rund 37,00 Euro, für das iPhone ca. 8,00 Euro.

www.officetime.net

Toggl

Screenshot Toggl
(Screenshot: Toggl)

Dieses beliebte Tool kommt aus den USA und kann im Web, auf dem Desktop wie auch mobil genutzt werden. Es werden verschiedene Schnittstellen angeboten. Durch eine Stoppuhr kannst du manuell tracken, wie viel Zeit du für ein Projekt aufwendest. In Reports kannst du dies noch einmal transparent nachvollziehen. Ein kleiner Kritikpunkt: Die Lösung ist leider nur auf Englisch verfügbar. Eine eingeschränkte Version ist kostenfrei erhältlich. Möchte man den vollen Nutzungsumfang genießen, dann werden pro Monat mind. 10,00 Euro pro Nutzer fällig.

www.toggl.com

Timr

Anspruchsvolle Nutzer kommen bei Timr voll auf ihre Kosten. Es bietet Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Fahrtenbuch in einem. Zusätzlich sind Apps für alle gängigen Smartphone-Systeme erhältlich. Als besondere Serviceleistungen werden gute Tutorials sowie ein Magazin mit vielen wertvollen Tipps geboten. Die Testversion ist für 30 Tage erhältlich, anschließend beginnen die Paketpreise pro Nutzer bei 8,00 Euro pro Monat.

www.timr.com



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