Softwarehilfen für Unternehmensgründer

Die Gründungszeit ist immer sehr hektisch und schwierig. Das Unternehmen ist noch jung, da müssen Abläufe optimiert und ein Unternehmensalltag erst noch gefunden werden. Vor allem zwei Dinge sind nach der Gründung immer knapp:

1. Zeit
2. Geld

Wir möchten dir daher in diesem Artikel einige Softwarelösungen vorstellen, die dir den Einstieg in die Selbstständigkeit erleichtern sollen.

Hardware und Infrastruktur müssen passen

Bevor du dir Gedanken um Softwarelösungen machen kannst, musst du dir erst einmal die nötige Hardware besorgen. Unverzichtbar in jedem Büro sind die folgenden Komponenten:

• PC
• Bildschirm
• Maus/Tastatur
• Schreibtische und Stühle
• Drucker/Scanner/Kopierer
• Server

Moderne Unternehmen setzen verstärkt auf mobiles Arbeiten, daher macht es Sinn, Laptops statt gewöhnlicher Desktop-PCs zu wählen. Bei der Auswahl der Geräte solltest du vor allem in deiner Anfangszeit nicht zu sehr auf den Putz hauen. Büro-Laptops benötigen keinen starken Prozessor oder die neuste Grafikkarte. Konzentriere dich auf die Funktionalität hinsichtlich E-Mail- und Office-Programmen. Zu viel Schnickschnack kostet nur unnötig Geld.

Betriebssystem, E-Mail, Officeanwendungen – ohne diese Software geht nichts

Natürlich mussten jeden Client mit einem Betriebssystem ausstatten. Darüber hinaus dürfen auch die folgenden Programme nicht fehlen:

• Officeanwendungen mit Textverarbeitung, Präsentation- und Tabellenerstellung
• E-Mail-Postfach
• Anti-Viren Programm
• Software zur Kundenverwaltung
• Branchenspezifische Programme

Diese Softwarelösungen gehören in jedes Unternehmen und sind vom ersten Tag an unverzichtbar. Im Laufe der Zeit wird sich deine Liste mehr und mehr verlängern. So kannst du dir deinen eigenen Pool an Softwarelösungen aufbauen.

Mit einer Unternehmenssoftware unternehmerische Tätigkeiten erledigen

Besonders nach der Gründung kann es noch recht chaotisch in einem Unternehmen zugehen. Um stets den Überblick zu behalten, ist eine saubere Buchführung unerlässlich. Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du einfach und unkompliziert deine Daten pflegen. Sie ist darüber hinaus vor allem dann nützlich, wenn du dich mit unternehmerischen und buchhalterischen Aufgaben noch nicht so gut auskennst. Üblicherweise vereint eine Unternehmenssoftware verschiedene Funktionen wie zum Beispiel

• Buchführung
• Rechnungen schreiben
• Angebotserstellung
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Kassenbuch

Je nach Anbieter ist eine Software mehr oder weniger umfangreich. Du musst hier zwar Geld investieren, jedoch wird dir das Programm viel Arbeit abnehmen. Die gewonnene Zeit kannst du dann in andere Aufgaben investieren. Mehr zu diesem Thema findest du auf buchhaltungssoftware.com.

Software as a service – nutze nur die Funktionen, die du wirklich benötigst

Immer mehr Unternehmen machen sich die Cloud zunutze. Sie können dort Daten speichern und benötigen selbst keine Kapazitäten mehr. Mit software as a service kannst du in deinem Unternehmen die nächste Stufe des Cloud Computings nutzen. Dabei werden dir Softwarelösungen via Cloud zur Verfügung gestellt. Du kannst einzelne Funktionen jederzeit hinzubuchen oder abbestellen, je nachdem welche du gerade benötigst. So kannst du zum Beispiel deine Umsatzsteuer-Voranmeldung mit lexoffice abwickeln.

Plane und verwalte deine Projekte

Das moderne Arbeiten ist weniger abteilungsabhängig, sondern projektbezogen. Das heißt, dass meist mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen gemeinsam ein Projekt betreuen. Um hier die Übersicht zu halten kann eine Projektmanagements-Software sehr hilfreich sein. Da die meisten Tools cloudbasiert sind, können auch deine Mitarbeiter darauf zugreifen und so den aktuellen Status ihres Projektes immer wieder aktualisieren. Auf t3n.de findest du einen ausführlichen Vergleich verschiedener Software zum Projektmanagement.

Enterprise Ressource Planning – verwalte deine Unternehmensressourcen

Beim Enterprise Ressource Planning (ERP) geht es darum, alle betriebswirtschaftlichen Ressourcen zentral zu steuern. Dazu gehören zum Beispiel:

• Kapital
• Mitarbeiter
• Produktionsmittel
• Logistik
• Warenwirtschaft

Je nach Branche können auch andere Faktoren mit einbezogen werden.

Zugegeben ein ERP-System ist sicherlich keine Software, die du dir in den ersten Wochen nach deiner Gründung anschaffen musst. Sie ist aber sehr hilfreich und unterstützt dich bei allen unternehmerischen Planungen. Das gilt besonders für Unternehmen die über einen großen Logistikbereich verfügen.

Kleine Softwarehelfer für das Smartphone

Ein Leben ohne Smartphone ist heute unvorstellbar. Auch im Arbeitsalltag kann dir das kleine Gerät helfen, wenn du es mit den richtigen Anwendungen ausstattest.

• Diktiergerät: Du hast eine super Idee, doch später fällt sie dir einfach nicht mehr ein? Kein Problem, lade dir ein Diktiergerät auf dein Handy und nehme deine Idee beim nächsten Mal einfach auf.
• Kalender: Jedes Smartphone verfügt über einen vorinstallierten Kalender. Mithilfe von smarten Kalender-Tools kannst du deine Aufgaben synchronisieren und hast deine Termine so automatisch auf dem Smartphone dabei.
• Daten speichern: Wenn du Daten in der Cloud ablegst, kannst du immer und überall auf diese zugreifen. Dafür benötigst du ein entsprechendes Programm, zum Beispiel Dropbox. Das kannst du dir auch auf dein Smartphone laden.
• Organisation: Wenn du auf Geschäftsreise bist, kannst du die Zeit gut nutzen, um deine Aufgaben zu organisieren. Dafür gibt es verschiedene Apps.
• Reiseapp: Wenn du häufig unterwegs bist, solltest du dir eine App zulegen, über die du direkt Flüge, Hotels oder Zugtickets buchen kannst.